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Wie verschafft man 900 zusätzlichen Personen sicher und effizient Zutritt zu seinem Industriegelände? So lautete eine der Fragen des Turnaround Managers Martin Walhout im Zusammenhang mit dem kürzlich durchgeführten Wartungsstillstand der Ammoniakfabrik von Yara Sluiskil.
Um dieser großen Anzahl Personen Zutritt zum Gelände zu gewähren, wurden mobile Drehkreuze, Schiebetore für Fahrzeuge sowie XL-Units mit Pförtnerloge eingesetzt. Mithilfe intelligenter Software wurden die zusätzlichen Mitarbeiter bereits vorab registriert, wodurch wertvolle Zeit gespart wurde. „Dank der Zusammenarbeit mit IQ-Pass können wir die Registrierung bereits im Vorfeld durchführen und damit lange Warteschlangen beim Pförtner vermeiden.“
Reibungsloser Informationsaustausch
Yara Sluiskil führt jährliche Turnarounds durch. Walhout erläutert: „Unser Standort wird plötzlich von 900 Personen besucht, die zum ersten Mal hier sind. Dazu gehört auch Personal aus dem Ausland. Früher kam es hinsichtlich des Informationsaustauschs oft zu Problemen mit diesen Auftragnehmern. Wir arbeiten mit unserer eigenen Software, wechseln bei einem Turnaround aber komplett auf die Software von IQ-Pass um.“
Zertifikate und Zutrittsvoraussetzungen
Das Personal kann sich vorab über ein Online-Portal anmelden und die benötigten Dokumente hochladen. Das System kontrolliert automatisch, ob die erforderlichen Voraussetzungen für die Arbeiten erfüllt werden. Wenn etwas fehlt, erhält die betreffende Firma umgehend eine Rückmeldung. Walhout fährt fort: „Wenn man zum Beispiel eine Liste mit 4000 Personen hat und eine dieser Personen die Voraussetzungen nicht erfüllt, wird sofort ein rotes Fähnchen angezeigt. Dann kann man der betreffenden Firma mitteilen, was benötigt wird. Auf diese Weise kann man beispielsweise eine Person aus Italien darüber informieren, dass sie noch ein bestimmtes Zertifikat erwerben muss, um hier arbeiten zu können.“
Mehrsprachige Software für reibungslosere Abläufe
„Die Software von IQ-Pass ist in diversen Sprachen erhältlich, was die Sache enorm vereinfacht. Wir können die Informationsdatenbank jederzeit zurate ziehen“, erzählt Walhout. In der Software wird der Zutritt spezifiziert, also beispielsweise, ob jemand mit dem Auto oder durch ein Drehkreuz Zutritt hat. Bei der Ankunft am Standort erhält der Mitarbeiter einen persönlichen Ausweis mit den entsprechenden Zutrittsberechtigungen.
Mehr als nur Zutrittskontrolle
Nach jedem Turnaround nutzt Walhout die in die Software integrierte Datenanalysefunktion. „Sie verschafft mir wertvolle Einblicke, indem sie zum Beispiel die Unterschiede zwischen den Wochentagen und Wochenenden deutlich aufzeigt. Das sind für die Planung von Einrichtungen interessante Informationen.“ Yara nutzt zudem auch die Zeiterfassung. „Nach Ablauf sieht man genau, wie viele Arbeitsstunden absolviert wurden und welche Firma die meisten Stunden geleistet hat.“ Auf dem Gelände stehen dem Personal auch Einrichtungen wie u. a. ein Zelt zum Essen und Umkleiden zur Verfügung. „All diese Zeiten werden erfasst, damit wir darüber informiert sind, ob das Personal lange genug Pause gemacht und die Ruhezeiten eingehalten hat.“
Unser Standort wird plötzlich von 900 Personen besucht, die zum ersten Mal hier sind.
Langfristige Zusammenarbeit
Yara setzt das Material von IQ-Pass bereits zum fünften Mal ein. Walhout erklärt: „Die Zusammenarbeit mit IQ-Pass ist hervorragend und alles läuft reibungslos. Das Tolle an der Software ist ihre Leistungsstärke, aufgrund derer nur wenig Interaktion erforderlich ist. Bei Problemen wird immer unverzüglich Kontakt aufgenommen. Wenn es Probleme mit der Software gibt, werden diese meistens innerhalb einer Stunde behoben und wir können wieder weitermachen.“ Patrick Rollman, Senior Account Manager bei IQ-Pass, untersucht bei jedem Turnaround zusammen mit Yara, wie die Zusammenarbeit noch weiter optimiert werden kann. Rollman erläutert: „Jedes Jahr läuft der Turnaround wieder anders ab und wir untersuchen, wie wir uns gegenseitig am besten ergänzen können. Mittlerweile arbeiten wir schon seit mehreren Jahren zusammen und diese Zusammenarbeit verläuft völlig reibungslos.“
Zutrittskontrolle für jeden Turnaround
IQ-Pass bietet Sicherheit, Zugangskontrolle und Personenregistrierung, um Mitarbeiter, Umwelt und Vermögenswerte zu schützen. Wir helfen Ihnen, temporäre Überwachungs- und Zutrittskontrollen sicher und einfach einzurichten. So haben Unbefugte keine Chance mehr auf Baustellen, Werksgeländen oder Veranstaltungen.