Unieke ervaringen, fantastische sfeer en veel actie: het raceweekend in Zandvoort samengevat. Én met meer Boels dan ooit! Waar voor onze medewerkers een speciaal event is georganiseerd. Om onze waardering en dank voor hen zichtbaar te maken.
Flexibiliteit, creativiteit en diversiteit zijn de eerste woorden waar je aan kunt denken over hoe een gemiddelde dag als interne communicatie specialist eruit ziet. Geen dag is hetzelfde. Hoe zorg je ervoor dat je deze aspecten de baas blijft en je planning blijft volgen?
Het medewerkersevent op het circuit van Zandvoort is één van de evenementen die georganiseerd wordt voor collega’s. Eén waar maanden voorbereiding aan vooraf is gegaan. Met een eenvoudig doel. Medewerkers een onvergetelijke dag te geven. Ruim 650 Boels-medewerkers waren te gast. Iedereen heeft genoten van de fantastische sfeer op het circuit: van een bezoek aan de pitlane tot het elkaar uitdagen op de race-simulatoren en het supersnelle bandenwisselspel. Een dag vol blije gezichten, adrenaline en gezelligheid. Maar welke organisatie gaat eraan vooraf?
Boels as one
Maanden aan voorbereiding en afstemming met collega’s, bedrijfsonderdelen, leveranciers en deelnemers. Hoe ziet de locatie eruit, wat zijn de mogelijkheden? Wat zijn de wensen ten aanzien van de catering, het entertainment, de aankleding? Past een band beter of toch een DJ, waarbij de voetjes van de vloer gaan. Kiezen we voor foodtrucks in festival sfeer?
We spraken Interne Communicatie specialist, Ramon Savelsberg die een kijkje in zijn keuken gaf. Dit zijn een van de dingen waar goed over nagedacht moet worden. Onze medewerkers een complete dag aan te bieden. Dat betekent dat wij ook nadenken over stroompunten, parkeergelegenheid, haal en breng service, veiligheid van onze medewerkers tijdens het event en nog veel meer zoals het de programmering, give-aways, en communicatie. Allemaal het werk van het Zandvoort projectteam waar Ramon onderdeel van uitmaakt.
Vroege start
Het medewerkersevent gaat pas in de middag van start, maar voor Ramon begint de dag vroeg als ook voor de rest van het projectteam. Het is belangrijk dat we de kwaliteit leveren zoals we dit voor ogen hebben. Dankzij de jarenlange ervaring, oog voor detail weet Ramon en het team precies de laatste puntjes op de i te zetten. Zodra de laatste items zijn ingeladen vertrekt het team naar Zandvoort. Het was last minute toch weer even spannend of alles tijdig geleverd ging worden, maar we hebben alles netjes achterin de bus! Onderweg neemt hij nog een paar collega’s mee die hem bijstaan tijdens het event. Alle voorbereidingen zijn getroffen om de dag tot een succes te maken voor onze collega’s!
“Het is maanden van voorbereidingen met flink wat uitdagingen. Maar aan het einde van de dag ben ik dan wel super trots op wat er staat en het plezier dat collega’s hebben tijdens dit evenement.”
Na een paar uur rijden en racen tegen de klok, komen ze aan in Zandvoort en kan alles uitgepakt en klaargezet worden voor het Boels oranje legioen die onderweg zijn.
Vrijheid om het een succes te maken
Bij het organiseren alle vrijheid krijgen om het evenement tot een succes te brengen. Dat is Ramon als organisatietalent niet vreemd, want events van deze grootte heeft hij al vaker georganiseerd. Van het jaarlijkse Nieuwjaars-evenement in Nederland en Duitsland, de Jubilarissen viering tot aan interne congressen.
Het belangrijkste vindt Ramon om een evenement te organiseren waar medewerkers trots op zijn, “het is eenvoudig om een bijeenkomst te organiseren en was basiszaken te regelen, maar het gaat juist om de details en de totaalbeleving“, zegt Ramon terwijl hij de laatste give-aways uitlaadt. “Ik ben enorm van de details en het geeft dan ook energie als je op een event als dit staat en direct van alle gemakken voorzien bent. We denken over alles na. Zo ook deze goodie bag die speciaal is samengesteld met items die direct gebruikt kunnen worden tijdens dit evenement”.
Op naar het volgende evenement
De dag is nog niet afgelopen of Ramon is in gedachten al bezig met het volgende evenement. “We gaan zeker eerst nog evalueren om te zien wat men van het evenement vond en wat nog beter kan. Hierna ga ik beginnen met de voorbereidingen van het volgende evenement” vertelt Ramon kort voordat ze als groep starten aan de unieke pitlane ervaring.
