Een internationaal golftoernooi organiseren vraagt om meer dan alleen sport. Achter de schermen draait alles om logistiek, planning en samenwerking. Op golfbaan The International in Amsterdam komen honderden transporten, tientallen leveranciers en tijdelijke voorzieningen samen op een terrein waar elke beweging telt.
Vier weken, 500 transporten, één toegangsweg
Projectmanager Jip Wagenmans coördineert al 6 jaar de volledige opbouw van het KLM Open. “De golfclub is gewoon open tot zaterdag voor het toernooi. Alle parkeerplaatsen zijn dan nog in gebruik, terwijl wij met gemiddeld 400 tot 500 transporten de baan klaarmaken via één in- en uitgang.”
Tegelijkertijd moet het terrein in perfecte staat blijven. Daarom plannen alle betrokken partijen iedere stap zorgvuldig. Zo kunnen bezoekers, spelers en leveranciers veilig en efficiënt gebruik blijven maken van de locatie.
25 units, één logistiek hart
Voor het evenement levert Boels Rental onder andere schakelunits, toiletunits en opslagcontainers. In totaal staan er ongeveer 25 units op het terrein. De back of house vormt het logistieke hart van het Mediadorp. Hier komen leveranciers, machines en voorzieningen samen.
Projectmanager Dré Hermans: “Daar staan de meeste machines en units. Alles komt op die plek samen. Dat vraagt om strakke coördinatie, omdat alle leveringen binnen een korte periode moeten plaatsvinden.”
Schakelen als het plan verandert
Bij een evenement van deze omvang veranderen plannen soms op het laatste moment. Flexibiliteit maakt dan het verschil. Tijdens een eerdere editie moest een vliegtuig op een Giant worden geplaatst. Een kraanauto kon echter niet op de golfbaan komen zonder schade te veroorzaken.
Wagenmans: “We moesten op het laatste moment met Boels schakelen om een minikraan in te huren. Daardoor konden we het vliegtuig toch op tijd plaatsen en kon het toernooi volgens planning van start gaan. Dat soort oplossingen maakt echt het verschil.”
De voorbereiding bepaalt het resultaat
Volgens zowel de organisatie als Boels Rental begint een succesvol evenement bij een goede voorbereiding. Wagenmans: “Boels onderscheidt zich doordat zij het totale project kunnen verzorgen. Van de voorbereiding samen met ons tot de uitvoering op locatie. Daardoor kunnen wij snel schakelen en weten we dat alles goed geregeld is.”
Dankzij een strakke voorbereiding, korte communicatielijnen en de juiste machines en voorzieningen verloopt de opbouw van het KLM Open ieder jaar volgens planning. Zo kunnen spelers, bezoekers en organisatie zich volledig richten op wat uiteindelijk telt: een succesvol toernooi.
