Enkele weken voordat de eerste bezoekers arriveren, ligt er nog een lege wei. In korte tijd verandert die in een volledig festivaldorp. Dat vraagt om een strakke planning, betrouwbare partners en materieel dat precies op tijd beschikbaar is.
Een groot deel van de op- en afbouw gebeurt met vrijwilligers. Juist daarom moet het werk op het terrein duidelijk en goed georganiseerd verlopen. “Alles volgt elkaar in een vaste volgorde op”, vertelt sitemanager Johan van Moosdijk. “Eerst wordt het ene onderdeel geplaatst, daarna kan het volgende team verder. Als materieel te laat komt, heeft dat direct gevolgen voor de rest van de planning.”
Bospop werkt al jarenlang samen met Boels Rental. “We hoeven niet uit te leggen hoe ons terrein werkt. De contactpersonen kennen de opbouw en weten wat belangrijk is. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.” Boels levert onder meer units, verreikers, transportmiddelen, gereedschap en keukenapparatuur. Door verschillende verhuurbehoeften onder één brede partner te combineren, houdt de organisatie overzicht. Minder leveranciers betekent minder afstemming en meer grip op de planning.
Maar de samenwerking draait volgens Johan niet alleen om het brede aanbod. De vaste contactpersonen kennen het festival, de locatie en de manier waarop het team werkt. Daardoor kunnen beide partijen snel schakelen wanneer de situatie verandert.
Dat gebeurde ook tijdens de voorbereiding van deze editie. Toen vlak voor de opbouw extra materieel nodig bleek voor de backstageproductie, moest er snel worden geschakeld. Eén telefoontje was voldoende om de situatie door te nemen. Kort daarna waren de extra verreikers geregeld, zonder dat de planning in gevaar kwam.
“Bij een evenement gaat er altijd wel iets anders dan gepland”, zegt Johan. “Dan is het belangrijk dat je iemand kunt bellen die direct begrijpt wat er nodig is en actie onderneemt.” Die korte lijnen geven Bospop meer zekerheid tijdens een intensieve opbouwperiode. Bospop voelt als één grote familie. Boels is daar inmiddels onderdeel van.
Werk je aan een evenement met een complexe planning? Ontdek hoe Boels Rental je ondersteunt met materieel, advies en één vast aanspreekpunt.
