Leestijd: 5 minuten
Hoe leid je 70.000 festivalbezoekers van Defqon.1 in goede banen? Juist ja, onder andere door de techniek van Boels Traffic Services. Het terrein naast Walibi Flevoland is de festivallocatie, waar gedurende vijf dagen meer dan 80 nationaliteiten losgaan op hardstyle muziek. Tijd om eens langs te gaan bij de Crowd Safety manager namens Q-Dance, Robbert Stolwijk, om te zien hoe zij gebruik maken van de laatste technologie op het vlak van de zogenaamde Solar Crowd Information Boards (SCIB’s).
Info op de juiste manier delen
Samen met Boels Projectmanager Jan Kooloos lopen we het immense terrein op. Voor de ingangen staan honderden mensen in een rij om hun plek op de maar liefst zeven campings die het festival rijk is in te nemen. Er wordt wat meegesleept aan tenten, stoelen, slaapzakken, eten en drinken. Boels Traffic Services is sinds 2012 betrokken bij het event en heeft het festival steevast zien groeien. Jan Kooloos is met zijn team het hele weekend aanwezig om alle SCIB’s, mobiele led schermen, tekstkarren en de verschillende andere led schermen operationeel te houden. Naast de werkzaamheden op het veld zit daarbij ook nog een collega in het Event Control Centre (ECC). Hij is degene die alle teksten en afbeeldingen op de schermen vandaaruit kan aanpassen indien gewenst.
Ja een absolute must zo vertelt Jan.
“Met crowd management op deze schaal moeten de lijntjes tussen organisatie en ons duidelijk, kort en snel zijn. Dat is ook de reden dat we fysiek aanwezig zijn tijdens het event”
Follow the signs!
Robbert Stolwijk die sinds 2015 de crowd safety manager is vult aan. “Heel fijn dat die lijnen met Boels kort zijn. We bedenken een hoop in het draaiboek vooraf, maar het belangrijkste zijn de kleine wijzigingen, zeg maar die 1%, die tijdens het event snel en goed opgepakt worden. Daar vertrouwen wij als team op en dat is zeer prettig.”
De SCIB’s zijn een aanvulling op een heel pakket aan crowd management tools die de organisatie ter beschikking heeft. Maar wel een zeer effectieve. “Ik kan het niet uitleggen, maar mensen volgen eerder de instructies op een led scherm op dan de klassieke bebording of de aanwijzingen van beveiligers. Het zal iets psychologisch zijn denk ik, maar het werkt wel.”
“Die 1%, die tijdens het event snel en goed opgepakt worden. Daar vertrouwen wij als team op en dat is zeer prettig.”
Altijd real-time info
De organisatie kan hiermee op een snelle, duidelijke en effectieve manier bezoekersstromen aanpassen. Hoe belangrijk dat is? Ja zondermeer het belangrijkste onderdeel van het event. Zonder een goed werkend crowd management systeem, wat een voorwaarde van de vergunning is, hebben we daarnaast een groot probleem in de operatie. Je kan wel zeggen: zonder dit systeem geen vergunning én geen event. We lopen over het terrein richting mainstage. Dit is het kloppend hart van het terrein waar vanaf vrijdag tienduizenden bezoekers staan te feesten.
Het hoofdpodium is gigantisch en imponerend qua design en kleuren. De opbouw is in volle gang en hoor je alleen het geluid van hamers en accuboormachines. Hoe anders zal dit vanaf morgen zijn. Als we voor een van de SCIB’s staan wordt Jan door Robbert gebeld. Een van de informatie borden dient gedraaid te worden en van nieuwe info te worden voorzien. Deze positie is aan de andere kant van de weg die het eventterrein doorkruist. We rijden naar de plek als Jan met zijn collega in het ECC telefonisch overlegt. Binnen 5 minuten is de SCIB gedraaid en is de juiste informatie op het bord te lezen. “Snel en juist handelen is zeer belangrijk. Dit wordt van ons verwacht. Alles draait om communicatie. Vertrouwen is zeer belangrijk, dat hebben we verdient en daar ben ik best trots op.”
