Leestijd: 6 minuten
CHIO Rotterdam is het enige Nederlandse hippische topsportevenement dat zich kan scharen bij de internationale topevenementen in de wereld. Met een historie van 74 jaar hippische sport van het allerhoogste niveau, is CHIO Rotterdam bovendien het oudste topsportevenement van de stad. Boels Rental is al jaren dé rental partner van het event. Tijdens deze editie spreken we af met facilitair manager Kyra van Well die verantwoordelijk is voor de facilitaire en technische operatie.
Aan de rand van het Kralingse Bos herrijst elk jaar CHIO. Een compleet paardensport stadion met een dubbeldeks VIP-paviljoen en stroodorp (fanzone). CHIO Rotterdam staat garant voor absolute toppaardensport. Het vijfdagen durende event wordt jaarlijks door meer dan 40.000 mensen bezocht. Deze bezoekers genieten van de topsport én van de faciliteiten die door het team van Kyra van V2 facility in opdracht van de CHIO-organisatie zijn neergelegd.
Vertrouwen op een partner als Boels
We spreken af in de VIP-tent, het is nog vroeg maar de eerste dressuurwedstrijd wordt al verreden. Kyra oogt zeer ontspannen. “Ja, dat ben ik ook. Kijk eens hoe alles erbij staat, daar word ik blij en rustig van.” Zegt ze als de telefoon voor de zoveelste keer tijdens ons gesprek gaat. Kyra is tijdens CHIO de spin in het web en heeft haar zaken op orde. “Ja dit hoort erbij, in de unit van de dopingcontrole moeten flessen cola komen te staan, waardoor men schijnbaar makkelijker naar het toilet kan gaan. Kijk ook daar zijn we verantwoordelijk voor.”
CHIO bouwt sinds 2019 op de expertise van V2 facility. Dit betekent dat ze als facilitair dienstverlener het event vanaf de tekentafel tot en met de afbouw begeleiden. Het bedrijf verzorgt meerdere events waarvan veel in de hippische wereld. Boels is hierin geen onbekende. “We werken al jaren met Boels samen en hebben een zeer prettige relatie met hen opgebouwd. Ook tijdens het CHIO merken we hoe fijn het is te kunnen vertrouwen op een partner als Boels. Met name door de beperkte logistieke ruimte op het CHIO-terrein is planning en communicatie cruciaal.
”Ik vergelijk het wel eens met het spelletje Tetris, maar dan wel op de schaal van een postzegel” ~ Kyra van Well
Korte lijnen & snel schakelen
Gina Janssen is namens Boels Events de contactpersoon die ervoor zorgt dat alle spullen van Boels op tijd bij Kyra aankomen. “De lijntjes met Gina zijn zeer kort. We appen zelfs als het geen spoed is. Gina reageert altijd snel en lost het namens Boels op. Het is fijn om één contactpersoon te hebben voor de gehele Boels dienstverlening en er staat nogal wat ‘oranje spul’. Boels Rental levert tijdens CHIO: schakelunits, machines, meubilair, aggregaten, sanitair, hekwerk en kleiner materieel waaronder ventilatoren en brandblussers. Voor Gina Janssen, die eerder haar sporen bij onder andere de Pinkpop organisatie verdiende, was dit de eerste grote klus namens Boels events. “Ja best wel spannend. De grootste uitdaging binnen het CHIO-project was de logistiek. Zoals Kyra al aangaf luisterde de aanlevering van de spullen, qua tijdstip en volgorde, zeer nauw. Onze communicatie in aanloop naar en tijdens de opbouw verliep perfect. We hebben beiden een zeer positieve instelling en een klik. Dit zorgde ervoor dat wij alleen maar meer zin in ons werk kregen. Een fijn gevoel, mooi om mee te maken.”
Alles volgens planning
Kyra heeft te dealen met een groot aantal leveranciers en partners. Ze werkt op basis van een dag planning. “Die hebben we in het voortraject afgestemd en werkt bijzonder goed. Zeker met een bedrijf als Boels. En is er een keer een issue dan wordt er door hen direct goed gecommuniceerd en naar een oplossing gezocht. Dat is belangrijk voor mij en ons team om onze planning te bewaken zodat iedereen hier de komende dagen van een onvergetelijk event kan genieten.”
We nemen afscheid van elkaar in het stroodorp. “Kijk hier word ik nu heel blij van,” als ze naar de houten vlonders wijst waar het dorp op staat. “Maanden van tevoren zie ik de lay-out van het terrein in mijn hoofd voor me. En nu ik er sta, ben ik gewoon heel trots en tevreden hoe dat in de praktijk uitpakt. We werken met z’n allen keihard naar het event toe en als dan alle puzzelstukjes op de plek vallen. Ja dat is gewoon gaaf en geeft ons die energie om het event tot een goed einde te brengen. Daar doen we het samen voor.”
