Leestijd: 3 minuten
Tijdens de grootste wijnbeurs ter wereld is Boels verantwoordelijk voor één van de indrukwekkendste glasservice operaties in de wereld. Vier dagen lang worden tussen 1,2 en 1,5 miljoen glazen gespoeld én weer schoon aangeboden aan de verschillende stands van de Prowein. Na afloop spreken we met drie Boels medewerkers, die binnen deze complexe keten hun specifieke verantwoordelijkheden droegen.
Als operational manager op Prowein is Boels-Trainee Youri Gijzen verantwoordelijk voor het aansturen van de vierhonderd medewerkers die actief zijn binnen het prestigieuze Prowein project. Een hele klus waarbij hij meteen op de eerste dag zijn grenzen verlegt. “Ik ben iemand die liever op de achtergrond actief is, nu moest ik het team enthousiasmeren en motiveren. Achteraf gezien een zeer geslaagde rol. Ik voelde me niet alleen gesterkt door mijn kennis van zaken maar ook door het teamgevoel.”
De inzet van de young professionals tijdens de Prowein maakt het een absoluut team effort. Dat beamen ook zijn collega’s Kyera Krul en Dré Hermans die respectievelijk als hallenleider en plant manager werkten. “Het succesvol draaien van dit megaproject kan alleen als je op elkaar kunt bouwen. Het mooie van het Prowein team is, dat vanuit de hele Boels-organisatie collega’s gezamenlijk de schouders onder het project zetten. Het voelde als één grote familie met één missie, zo vertelt de 25-jarige Kyera.
One Boels
Dré Hermans die – in zijn normale job bij Boels als Key-accountmanager Boels Events – nog het meeste met de evenementenwereld van doen heeft vult aan: “Zonder het ‘one Boels’ concept waarbij alle afdelingen en specials van Boels een belangrijke bijdrage leveren aan het project, konden wij deze service op dit niveau helemaal niet aanbieden. “De top van de internationale wijnhandel vertrouwt op ons. Elk jaar opnieuw doen we een stapje extra in de mate van onze dienstverlening. Hierbij zijn de kwaliteit van service, het oplossingsgericht handelen en meedenken met de klant de uitgangspunten. Daarnaast profiteren wij en onze klanten van een digitaliseringsslag waarbij het gemak, om met ons zaken te doen verder wordt vergroot.”
Meedenken
Voor Youri was dit de tweede opdracht als Boels trainee. De 25-jarige bedrijfseconoom is nog aan het ontdekken wat Boels allemaal te bieden heeft. “Het is hartstikke mooi om te ervaren dat wij als Boels zo veelzijdig zijn. Denk aan glaswerk, units en stroomvoorziening het aan- en afmeldsysteem vanuit IQ-Pass wordt verzorgd door Boels om dit project te runnen. De kennis en kunde van onze specialistische afdelingen is enorm. Iedereen denkt mee en komt met efficiënte en kostenbesparende oplossingen. Op deze manier konden wij een nog betere service aanbieden.”
Leidinggeven
Voor Kyera, die werkt als programmamanager Learning & Development bij Boels, was dit de eerste keer dat ze leidinggaf aan een grote groep medewerkers. Met een hotelschool diploma op zak was ze als hallenleider in haar element op de beurs, zeker ook omdat een groot deel van haar team uit hotelschool studenten bestond. In het begin was het werk naar eigen zeggen iets te rustig. Na overleg werden verschillende hallen gecombineerd en kreeg Kyera de drukte en hectiek waar ze zich op ingesteld had.
“De grootste uitdaging was om alle balletjes in de lucht te houden. Het aansturen, bijsturen, motiveren, problemen oplossen, klantcontact en het overzicht behouden. Misschien was dit laatste nog het lastigste. Ik had een super gemotiveerde groep bij me, maar wanneer er op drukke momenten soms 25 man (nieuw) personeel stond is het extra uitdagend om overzicht te behouden”.
In een van de drie spoelinstallaties, ook wel plants genoemd, is Dré Hermans verantwoordelijk voor de operatie. “Ik ben van tevoren goed gebriefd en wist wat ik kon verwachten. Het behouden van een helicopterview helpt enorm, je bent per dag zestien uur continu aan het schakelen. Na 500 telefoongesprekjes ben ik gestopt met tellen.” Volgens Dré is luisteren en je verplaatsen in je medewerkers en klanten de sleutel tot succes.
”Hoe kan ik hen helpen om optimaal te presteren? Die vraag stel ik me ook in mijn dagelijks werk vaak. Lukt me dat, dan gaat de rest vanzelf en hoef ik alleen het proces te bewaken.”
Alles draait om gemotiveerde medewerkers
Na dertien eerdere Prowein edities zijn veel lessen geleerd. Het gemotiveerd houden van vierhonderd medewerkers die keihard werken is daar een van. “Ja daar zetten we zwaar op in. Deze keer hadden we zelfs de beschikking over een eigen portable kitchen met keukenbrigade. De heerlijke soep en maaltijden dragen absoluut bij aan de sfeer. Maar ook de manier waarop wij als team met elkaar omgaan draagt daaraan bij”, zo vertelt Youri. Dré onderstreept dit punt. “Je gaat met je mensen om, zoals ook jij behandelt wilt worden, als je dat als uitgangspunt neemt, dan kun je veel bereiken.” Kyera knikt instemmend. “We zijn hier allemaal met één doel: om een succesvolle beurs te draaien voor onze klanten. Dat kan alleen als je iedereen op een ‘natuurlijke’ manier meekrijgt op basis van duidelijke afspraken.
Cultuurverschil
De plant van Dré bediende de hallen waarin de wijnen uit de ‘rest van de wereld’ werden aangeboden. Van Georgië tot China en van Slovenië tot Chili. “Al die culturen hebben een ander beeld wat goede service betekent. Wanneer is nu de verwachting bereikt dat iemand goed geholpen is?” Voor Dré was het dan ook de grootste uitdaging om al die culturen tevreden te houden. “We hebben alleen maar lovende feedback gehad, waarbij veel standhouders zich persoonlijk kwamen bedanken bij de halleiders en runners. Kijk dat zegt ook iets over deze culturen, mooi om terug te krijgen.”
Afronden en vooruitkijken
Youri is één week na de Prowein nog druk bezig met de afronding. “Of ik moe ben? Nu niet meer. Maar na elke dag 30.000 stappen te hebben gezet, gaat toch op de een of andere manier meespelen”, vertelt hij met een lachje. “Maar hier ben ik trainee bij Boels voor geworden. Om mijn eigen grenzen te verleggen, mijzelf uit te dagen en te blijven ontwikkelen. Prowein betekent voor mij alles waar een succesvol traineeship uit zou moeten bestaan.”
Volgend jaar kan Youri zijn borst weer nat maken als hij van operational manager de stap naar eindverantwoordelijke maakt. “Ook die uitdaging ga ik samen met ons team graag aan, zeker na al die positieve feedback van onze opdrachtgevers. We hebben dit jaar samen de lat weer hoger weten te leggen, maar wat ons betreft is het ‘wijnglas’ nog halfvol!
