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Während der größten Weinmesse der Welt ist Boels für einen der beeindruckendsten Gläser-Services weltweit verantwortlich. Vier Tage lang werden an den verschiedenen Ständen der Prowein in Düsseldorf zwischen 1,2 und 1,5 Millionen Gläser gespült und wieder sauber angeboten. Nach Abschluss der Prowein sprechen wir mit drei Boels-Mitarbeitern, die innerhalb dieser komplexen Kette ihre spezifischen Aufgaben ausgeführt haben.
Als Operational Manager auf der Prowein ist Youri Gijzen, ein Trainee von Boels, für die Führung der vierhundert Mitarbeiter verantwortlich, die im Rahmen des prestigeträchtigen Prowein-Projekts tätig sind. Ein großer Job, bei dem er gleich am ersten Tag an seine Grenzen stieß. „Ich bin jemand, der lieber im Hintergrund aktiv ist, jetzt musste ich das Team begeistern und motivieren. Rückblickend betrachtet eine sehr erfolgreiche Rolle. Ich fühlte mich nicht nur durch mein Fachwissen, sondern auch durch den Teamgeist gestärkt.“
Das Engagement der jungen Professionals während der Prowein machte das Ganze zu einer absoluten Teamleistung. Das wird auch von seinen Kollegen Kyera Krul und Dré Hermans bestätigt, die als Hallenleiter bzw. Plant Manager tätig waren. „Dieses Megaprojekt kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn man sich aufeinander verlassen kann. Das Schöne am Prowein-Team ist, dass Kollegen aus der gesamten Boels-Organisation an einem Strang ziehen. Wir fühlten uns wie eine große Familie mit einer Mission.“ erklärt die 25-jährige Kyera.
One Boels
Dré Hermans, der in seinem normalen Job bei Boels als Key Account Manager Boels Events noch am meisten mit der Eventwelt zu tun hat, ergänzt: „Ohne das „One Boels“-Konzept, bei dem alle Abteilungen und Spezialbereiche von Boels einen wesentlichen Beitrag zum Projekt leisten, könnten wir diese Dienstleistung auf diesem Niveau gar nicht anbieten. „Der internationale Spitzenweinhandel vertraut uns. Jedes Jahr gehen wir im Hinblick auf den Umfang unserer Dienstleistungen noch einen Schritt weiter. Dabei sind Servicequalität, lösungsorientiertes Handeln und Mitdenken mit dem Kunden die Ausgangspunkte. Darüber hinaus profitieren wir und unsere Kunden von der Digitalisierung, die es noch einfacher macht, mit uns Geschäfte zu machen.“
Mitdenken
Für Youri war dies der zweite Einsatz als Trainee bei Boels. Der 25-jährige Betriebswirt ist noch dabei zu entdecken, was Boels alles zu bieten hat. „Es ist ermutigend zu erfahren, dass wir als Boels so vielseitig sind. Boels stellt für die Durchführung dieses Projekts Gläser, Container, Strom und das Log-in und Log-out System von IQ-Pass zur Verfügung. Das Wissen und die Kompetenz unserer Fachabteilungen sind enorm. Jeder denkt mit und findet effiziente und kostensparende Lösungen. Auf diese Weise können wir einen noch besseren Service anbieten.“
Führung
Für Kyera, die als Programmmanagerin für Learning & Development bei Boels arbeitet, war es das erste Mal, dass sie eine große Gruppe von Mitarbeitern führte. Mit einem Hotelfachschulabschluss in der Tasche war sie als Hallenleiterin auf der Messe in ihrem Element, zumal ein großer Teil ihres Teams aus Studierenden der Hotelschule bestand. Am Anfang, meint sie, war die Arbeit ein wenig zu ruhig. Nach Rücksprache wurden mehrere Hallen zusammengelegt, und Kyera bekam den Druck und die Hektik, auf die sie sich eingestellt hatte.
„Die größte Herausforderung war, alle Bälle in der Luft zu halten. Managen, korrigieren, motivieren, Probleme lösen, Kundenkontakt und darauf achten, dass mein Team auch seine Pausen machte. Letzteres war vielleicht die größte Schwierigkeit. Ich hatte eine supermotivierte Gruppe bei mir, die ich eher bremsen als ermutigen musste.“
In einer der drei Spülanlagen, die auch „Plants“ genannt werden, war Dré Hermans für den Betrieb zuständig. „Ich wurde im Vorfeld gut informiert und wusste, was mich erwartete. Der Blick aus der Vogelperspektive hilft enorm, denn man ist 16 Stunden am Tag damit beschäftigt, etwas zu koordinieren. Nach 500 Anrufen habe ich aufgehört zu zählen.“ Dré zufolge ist das Zuhören und Einfühlen in die Mitarbeiter und Kunden der Schlüssel zum Erfolg.
”Wie kann ich ihnen helfen, ihr Bestes zu geben? Diese Frage stelle ich mir auch oft bei meiner täglichen Arbeit. Wenn mir das gelingt, dann erledigt sich der Rest von allein und ich muss den Prozess nur noch überwachen.”
Alles dreht sich um motivierte Mitarbeiter
Aus den 13 vorangegangenen Prowein-Ausgaben haben wir viel gelernt. Dazu gehört auch, dass vierhundert Mitarbeiter motiviert gehalten werden und extrem hart arbeiten müssen. „Ja, darauf setzen wir sehr stark. Dieses Mal hatten wir sogar Zugang zu unserer eigenen mobilen Küche mit Küchenbrigade. Die köstliche Suppe und die Mahlzeiten tragen definitiv zur Atmosphäre bei. Aber auch die Art und Weise, wie wir als Team miteinander umgehen, hilft“, erklärt Youri.
Dré unterstreicht diesen Punkt. „Wenn man seine Mitarbeiter so behandelt, wie man selbst behandelt werden möchte, kann man viel erreichen.“
Kyera nickt zustimmend. „Wir sind alle mit einem Ziel hier: eine erfolgreiche Messe für unsere Kunden zu veranstalten. Das geht nur, wenn man alle auf Grundlage klarer Vereinbarungen „natürlich“ zusammenbringt.“
Unterschiedliche Kulturen
Die Plant von Dré arbeitete für die Hallen, in denen die Weine aus dem „Rest der Welt“ angeboten wurden. Von Georgien bis China und von Slowenien bis Chile.
„Alle diese Kulturen haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was guter Service ist. Wann ist nun die Erwartung erreicht, dass jemand gut bedient wurde?“ Für Dré war es die größte Herausforderung, all diese Kulturen zufriedenzustellen. „Wir haben nur lobende Rückmeldungen erhalten, und viele Aussteller sind gekommen, um sich persönlich bei den Hallenleitern und Runnern zu bedanken. Das sagt auch etwas über diese Kulturen aus, es ist schön, so etwas zu hören.“
Abschluss und Ausblick
Youri ist eine Woche nach der Prowein immer noch mit dem Abschluss beschäftigt. „Ob ich müde bin? Jetzt nicht mehr. Aber wenn man jeden Tag 30.000 Schritte geht, wird das schon irgendwie Thema“, meint er lachend. „Aber das ist der Grund, warum ich Trainee bei Boels geworden bin. Ich möchte meine eigenen Grenzen erweitern, mich selbst herausfordern und mich weiterentwickeln. Die Prowein hat für mich alles, was ein erfolgreiches Traineeship ausmachen sollte.“
Nächstes Jahr kann sich Youri wieder an die Arbeit machen, wenn er vom operativen Manager zum endverantwortlichen Manager aufsteigt. „Ich freue mich auch, diese Herausforderung mit unserem Team anzunehmen, vor allem nach all dem positiven Feedback unserer Kunden. Gemeinsam haben wir es geschafft, die Messlatte in diesem Jahr erneut höher zu legen, aber für uns ist das „Weinglas“ immer noch halb voll!“